5 février, 2021
Blogue de FPC

Trucs et astuces pour des conférences et des événements virtuels attrayants et productifs : une synthèse

Merve Guvendiren, Coordinatrice des communications et de la mobilisation, FPC

Les réunions et les conférences en ligne sont devenues une nécessité pour la plupart des organisations. Elles permettent de respecter les règles de distanciation sociale et ainsi d’assurer la sécurité des communautés. Qu’il s’agisse de promouvoir virtuellement la mobilisation ou de gérer la technologie de nouvelles plateformes, les conférences et événements virtuels représentent pour les organismes sans but lucratif un vaste éventail d’opportunités, mais aussi de défis.

La semaine dernière, j’ai pu participer en tant que panéliste à un webinaire du Ontario Nonprofit Network, lors duquel nous avons découvert dans quelle mesure la conception de conférences virtuelles inclusives permettait de favoriser la mobilisation ainsi que l’émergence de stratégies partagées pour surmonter les défis logistiques et technologiques qui accompagnent la planification et la mise en œuvre d’événements virtuels complexes. Au cours de cette rencontre, j’ai mis de l’avant ce qui a bien fonctionné à l’occasion de la première conférence virtuelle de FPC, Activer le pouvoir de la philanthropie pour bâtir un avenir meilleur tenue en 2020. J’ai aussi présenté ce que mon équipe et moi-même ferions différemment si c’était à refaire.

Concrètement, le rassemblement virtuel FPC comprenait 12 sessions construites avec des ateliers et des tables rondes répartis sur 3 jours. Les panélistes et les participants ont abordé certains des enjeux clés du secteur philanthropique qui sont exacerbés par la crise de la COVID-19. Parmi les sujets étudiés, il y avait la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI), la durabilité et les changements climatiques, ainsi que la philanthropie basée sur la confiance. L’objectif global du rassemblement était de mettre l’accent sur le rôle que doit jouer la philanthropie dans la pérennisation et le renforcement des tendances positives que nous observons, en particulier de celles qui émergent lorsque l’on évoque la planification de la relance post-COVID-19.

Voici quelques observations concernant les événements virtuels :

POINTS POSITIFS

Accessibilité : FPC a proposé des tarifs réduits aux jeunes professionnels afin de faciliter les occasions de réseautage au sein de notre secteur et pour être inclusif vis-à-vis du personnel du programme. FPC s’est également efforcé de faciliter la mise en place d’un forum pour les membres et les dirigeants du secteur pour favoriser interactions et réseautage. Ainsi, nous avons créé un espace virtuel sécuritaire et non hiérarchisé conçu de manière à éviter de privilégier systématiquement les cadres.

Personnalisation : Participer « en ligne », autrement dit dans un cadre virtuel, signifie avoir la possibilité d’adapter son « identité en ligne » sur la plateforme. Mon équipe et moi-même, nous sommes donné comme priorité de permettre aux participants de personnaliser leurs comptes. Par exemple, les participants pouvaient choisir leurs options linguistiques, définir leurs pronoms et inclure une fiche biographique. L’accessibilité faisait partie intégrante de la principale stratégie de mobilisation de FPC.

POINTS NÉGATIFS

Accessibilité : Au Canada, la nouvelle normalité née de la COVID-19 a renforcé certains groupes et en a frappé certains autres, que ce soit sur le plan social, économique ou politique. Il est important de considérer l’intersectionnalité en tant qu’outil d’analyse pouvant rendre perceptibles les divers privilèges qui construisent la vie civique. L’accès à l’Internet fait partie de ceux-ci. Dans le cadre de l’organisation d’événements virtuels, il est essentiel de prêter attention aux préjugés et de tenir compte des exigences d’accessibilité demandées à l’utilisateur dans le contexte de la COVID-19.

Fracture numérique : La fracture numérique dans le secteur sans but lucratif au Canada s’est encore accentuée dans la mesure où la pandémie de COVID-19 a édicté de nouvelles lignes directrices. Ainsi la distanciation sociale est devenue une nouvelle réalité pour la plupart des acteurs du secteur. Par conséquent, la maitrise (ou l’incompétence) numérique a une incidence directe sur les apprentissages. L’infrastructure des communications et l’alphabétisation numérique imposent des limites à l’implication lors des conférences en ligne. L’accès peut être perçu comme un privilège. À l’image de la population qui est véritablement hors-ligne, les personnes de notre public qui sont victimes de limitations techniques, de contraintes d’infrastructures de communications ou d’enjeux de compétences numériques se retrouvent comme victimes d’une espèce d’oppression en ligne.

Afin de favoriser les échanges et d’entretenir la discussion, nous avons procédé à l’archivage des ressources en ligne et à l’organisation de pages récapitulatives. Cela a permis à notre auditoire de retourner consulter les enregistrements, d’accéder aux résumés quotidiens et de lire des documents comme des billets de blogue et des guides FPC. Le stockage du matériel des présentations et d’autres informations est l’un des outils les plus importants à privilégier et dans lequel il faut investir du temps.

Finallement, au fur et à mesure que les contraintes sur les rencontres vont progressivement se lever, nous allons être confrontés à des questions sur le futur des réunions et rencontres et sur la façon de passer à des formats hybrides sécurisés qui associent du en ligne et des réunions en présentiel.

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