External External Coordinateur(trice) administratif(ve), Fondation Jarislowsky External Coordinateur(trice) administratif(ve), Fondation Jarislowsky Position: Full Time Published: mai 12, 2025 Closing: May 26, 2025 Description du poste et aperçu de la Fondation Jarislowsky La Fondation Jarislowsky est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) à temps plein pour se joindre à sa petite équipe. Située dans le centre-ville de Montréal, la Fondation Jarislowsky est une fondation publique créée en 1991. La Fondation accorde des subventions et des dons à des organisations à travers le Canada. La mission de la Fondation est de promouvoir, soutenir et favoriser l’excellence et l’éthique dans l’éducation, la médecine, les arts, ainsi que dans l’environnement et le changement climatique. La Fondation Jarislowsky a doté plus de 50 chaires de recherche à ce jour et soutient plus de 120 organismes par année dans les domaines des arts, de l’éducation, des fondations hospitalières, du secteur communautaire et du changement climatique. La Fondation donne environ 15 millions de dollars par an. En collaboration avec la directrice exécutive, directrice, dons et programmes et le conseil d’administration, le (la) coordonnateur(trice) sera responsable de nombreuses tâches administratives, la gestion du bureau les tâches et comptables quotidiennes de la fondation et sera le contact clé pour les organismes bénéficiaires et partenaires de la fondation. Responsabilités Administration générale et gestion de bureau Effectuer les tâches administratives (par ex : assurer la comptabilité, états financiers), les budgets, le courrier et messagers, la correspondance, les fournitures de bureau, la planification des réunions, etc). Organiser les réunions du Conseil d’administration et toutes autres réunions et assurer la logistique (invitations par courrier électronique, impression et envoi des documents, etc.). Assurer les suivis appropriés auprès des directeurs de la Fondation. Effectuer les mises à jour des formulaires annuels (gouvernements, registraire des entreprises. Agir comme point de contact pour les partenaires internes et externes et assister à certains événements. Soutenir l’adjointe exécutive du président avec la comptabilité de la Fondation. En temps voulu, gérer la mise en œuvre du site Internet et les mises à jour du contenu de la Fondation. Établir et maintenir des systèmes de classement. Toutes autres tâches connexes requises Réunions & Coordination de rencontres Planifier et coordonner les réunions annuelles des comités aviseurs avec les universités; gérer le calendrier annuel des chaires et des programmes Jarislowsky ; Mettre en place et coordonner des groupes de chaires œuvrent dans le même domaine. Effectuer les suivis auprès des chaires (rapports annuels, rapports de dotation, rencontres avec le bureau d’avancement, etc.) Assister aux réunions annuelles des chaires Jarislowsky et coordonner les suivis. Coordonner et gérer les réunions et fonctions avec d’autres fondations privées. Gestion des dons annuels Évaluer les nouvelles demandes de dons/subvention reçues (recherches et analyses, y compris l’appel à d’autres fondations) et examiner avec la gestionnaire de programmes pour garantir une réponse appropriée à la demande. Monitorer et répondre aux demandes de subventions. Superviser et faire les suivis appropriés des dons annuels avec des organismes bénéficiaires (correspondance, envoi chèque, rapports annuels, reçus fiscaux, etc.) Visites sur place des organismes financés par la Fondation, actuels et potentiels. Gestion de la base de données (Salesforce) Entrée et saisie de données, mise à jour des contacts, organisations, dons, paiements, etc. Planifier et préparer une variété de rapports générés par la base de données Salesforce selon les besoins. Exigences du poste et compétences recherchées Formation postsecondaire pertinente 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif et coordination Expérience en gestion de bureau Posséder une excellente maitrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral. Connaissance avancée de MS Office, notamment Outlook, Word, Excel Capacité à apprendre les bases de données (Salesforce), expérience avec les bases de données est un atout important Excellentes compétences interpersonnelles Attention au détail Connaissances en comptabilité et maîtrise de logiciels comptables Capacité à respecter les délais et à terminer les tâches en temps opportun Capacité à travailler en tant que membre autonome d’une petite équipe où la débrouillardise et la flexibilité sont requises. Intégrité, discrétion et confidentialité irréprochables. Une expérience auprès de fondations philanthropiques, organisme de charité et/ou d’universités est un atout important mais n’est pas un prérequis. Comment postuler La Fondation Jarislowsky aimerait combler ce poste le plus rapidement possible. Pour postuler, veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation, détaillant votre expérience pertinente et pourquoi vous êtes le ou la candidate idéal(e) pour ce rôle à info@jarislowsky.ca avec le titre du poste en objet avant le 26 mai 2025. Veuillez noter que les informations que nous recevons resteront confidentielles. Seuls les candidats retenus seront contactés.