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Adjointe ou adjoint de direction, Fondation McConnell

Position: Full Time

À propos de la Fondation

Ayant son siège social à Montréal, la Fondation McConnell est une fondation canadienne privée qui aspire à créer une société plus résiliente, inclusive et durable, en mesure de surmonter ses enjeux complexes.

Opportunité

La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matière de résilience des communautés, de réconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver : les contributions financières et l’investissement, le renforcement des capacités, la concertation et la collaboration avec les secteurs publics, privé et non lucratif.

Lieu de travail

Souplesse quant au lieu de travail au Canada. (En télétravail tant que les restrictions de la COVID-19 seront en vigueur.) Vous devez résider au Canada pour postuler à cette offre.

Type d’emploi : Permanent à temps plein

Résumé du poste

Relevant de la présidente-directrice générale (PDG), la ou le titulaire du poste assumera toutes les responsabilités visant à soutenir la PDG et la cheffe des programmes. À cette fin, cette personne effectuera un suivi et fournira une aide administrative par rapport à des dossiers précis, et coordonnera à l’interne les dossiers impliquant la PDG et la cheffe des programmes. Elle verra à l’organisation et à la coordination des rencontres de certains comités internes, en plus d’y assister et d’y contribuer. Elle participera aussi aux discussions d’équipe dans le but d’acquérir la compréhension et le savoir nécessaires au sujet de la Fondation pour bien effectuer son travail. Elle proposera une variété d’outils pouvant servir à la PDG, la cheffe des programmes et l’équipe de haute direction, ainsi qu’à des projets spéciaux, et elle prendra activement part à leur élaboration. Elle travaillera avec toutes les équipes de la Fondation et agira comme le premier point de contact pour la PDG. Enfin, la ou le titulaire du poste pourrait devoir réaliser certaines tâches de recherche, de communication ou de coordination pour la PDG.

Sous la supervision de : Présidente-directrice générale (PDG)

Tâches et responsabilités principales

Soutien (70 %)

  • Réaliser des tâches générales de secrétariat et de communication pour la PDG et la cheffe des programmes : recommander et préparer les communications diffusées par la PDG et la cheffe des programmes, créer des présentations, des ébauches de courriels, de lettres, de notes, de discours, etc.
  • Garder le calendrier de la PDG et de la cheffe des programmes à jour. Cela implique d’organiser des rencontres importantes et d’en faire le suivi, de participer à la préparation de documents ou de dossiers divers, ou d’autres outils se rapportant à ce genre d’activités, et de faire les réservations nécessaires pour les déplacements professionnels de la PDG.
  • Proposer, créer et améliorer des outils qui viendront appuyer le travail de la PDG ou de certains comités internes, ou la réalisation de projets spéciaux (grilles, diagrammes, organigrammes, présentations, etc.).
  • Voir à la collecte, la compilation et la diffusion de divers types de renseignements relatifs à des dossiers clés pour la tenue de petites et de grandes réunions.
  • Aider à organiser les réunions rassemblant tout le personnel de la Fondation ou l’équipe de haute direction, y compris les retraites.
  • En collaboration avec la secrétaire exécutive, organiser les réunions du conseil d’administration, et y assister au besoin.
  • Organiser les déplacements (lorsque conjoints) de l’équipe de haute direction pour les conférences de la Fondation (suivi de l’inscription et réservation des billets d’avion et de l’hébergement).
  • Veiller au soutien logistique et organisationnel pour les réunions, et aider à la tenue des réunions impliquant la PDG, la cheffe des programmes et des actrices ou des acteurs externes, et s’occuper des inscriptions aux congrès, aux conférences, aux colloques, etc.
  • Lire le courrier entrant, maintenir un registre des mesures à prendre et s’assurer que la PDG ou toute autre personne concernée s’occupe de la correspondance urgente ou importante; répondre à la correspondance de routine.
  • Faire le tri des messages téléphoniques en fonction de l’urgence ou de l’importance; transférer les appels au membre du personnel concerné au besoin.
  • S’assurer d’obtenir l’approbation de la PDG pour tous les documents selon le protocole de signature interne : contrats, chèques, transactions électroniques, investissements, contributions aux partenaires.
  • Recevoir des factures et les transmettre au service des finances. Confirmer que le bon numéro de compte est utilisé.
  • Préparer les relevés de dépenses de la PDG et de la cheffe des programmes.

Collaborations, projets spéciaux et autres tâches (20 %)

  • Aider la PDG et la cheffe des programmes à préparer des présentations et des discours pour divers événements ou conférences.
  • Effectuer des tâches de recherche, d’analyse ou de référenciation en fonction des besoins de la PDG et de la cheffe des programmes pour des projets spéciaux, des événements ou des conférences.
  • Voir à la communication entre tous les acteurs et les actrices internes et externes pour la collecte et la vérification d’information dans le cadre des projets spéciaux; suivre l’avancée des dossiers.
  • Préparer et réviser des documents nécessaires au bon fonctionnement de la Fondation, ou se rapportant aux projets spéciaux en cours.
  • Coordonner différents projets à la demande de la PDG et s’assurer de leur réalisation et de leurs progrès.

Communications (10 %)

  • Veiller à la communication entre la PDG et les services internes, ainsi qu’avec les actrices et les acteurs externes.
  • Collaborer étroitement avec l’équipe des communications pour planifier et réviser de façon préliminaire les communications destinées à un public interne.
  • Rédiger, réviser, corriger et traduire des documents au besoin.

Énoncé d’égalité d’accès à l’emploi

La Fondation McConnell travaille en continu à une culture d’inclusion au travail et souhaite que son équipe soit le reflet de sa mission pour une société plus inclusive, résiliente et durable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes autochtones, noires, racisées, de femmes, de personnes non-binaires et non-conformes au genre, issues de la diversité sexuelle et de genre, de personnes appartenant à la communauté 2SLGBTQQIA, de personnes en situation de handicap (visible ou invisible), de personnes nouvellement arrivées au Canada.

Notre milieu de travail et notre processus d’embauche sont inclusifs et accessibles pour toute personne ayant des besoins particuliers tant au niveau de l’accessibilité que des mesures d’adaptation. Nous vous soutiendrons tout au long du cycle de vie de votre emploi chez nous. Nous demandons à toutes les personnes présentant une candidature de bien vouloir indiquer leurs besoins en matière d’adaptation en envoyant un courriel à accessibilite@ mcconnellfoundation.ca pour nous permettre de mettre en place les conditions nécessaires à leur pleine participation au processus d’embauche. Les renseignements reçus relativement aux mesures d’adaptation demeureront confidentiels.

Pour postuler

Veuillez partager votre CV accompagné d’une lettre de motivation, si voulu, par ce lien, avant le 9 septembre 2022.

Éducation

Un Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou en administration générale, ou l’équivalent.

Expérience

Trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire.

Qualifications

  • Possède une excellente connaissance de la grammaire anglaise et française.
  • Capable de rédiger et de traduire de la correspondance générale.
  • Possède une excellente connaissance des outils de bureau de la Fondation (Office 365) et est capable d’apprendre de nouveaux logiciels.
  • Capable de communiquer avec tact, sensibilité et politesse.
  • Fait preuve de jugement et est capable de travailler en équipe.
  • Capable d’avoir une vision et une compréhension complètes de la Fondation.
  • Fait preuve de discrétion et d’une éthique professionnelle impeccable, et respecte la confidentialité.
  • Fait preuve de rigueur et possède de bonnes aptitudes organisationnelles.

Avantages

  • Assurance Dentaire
  • Assurance Invalidité
  • Assurance Maladie Complémentaire
  • Assurance Vie
  • Congés de Vacances et Compensatoires
  • Formation linguistique offerte
  • Programme d’Aide aux Employés
  • REER Collectif
  • Régime de retraite
  • Tenue Décontractée
  • Travail à domicile